Theo một cuộc khảo sát của Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia, làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm và yêu cầu nhiều nhất tại nơi làm việc. Những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các công ty kết nối và cộng tác nhiều hơn bao giờ hết, với lực lượng lao động đa dạng trên khắp thế giới. Do đó, điều quan trọng hơn đối với nhân viên là thể hiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, trong cả tương tác trực tiếp và môi trường làm việc trực tuyến.
Vai trò và lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ là một lợi thế mà còn là một yếu tố thiết yếu để thành công trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Lợi ích của làm việc nhóm là giúp cho các cá nhân và tổ chức giải quyết vấn đề hiệu quả, tăng năng suất, phát triển kỹ năng cá nhân, tạo động lực và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển bản thân của mỗi người. Việc rèn luyện kỹ năng này sẽ giúp mỗi cá nhân:
Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên với kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc sẽ là một doanh nghiệp đoàn kết, vững mạnh, có chiều hướng phát triển lâu dài, những lợi ích mà kỹ năng này mang lại cho doanh nghiệp:
Thúc đẩy hiệu suất công việc: Kỹ năng làm việc nhóm giúp mọi người san sẻ, phân công công việc phù hợp, nhờ đó mang lại hiệu suất công việc tốt hơn.
Gắn kết giữa lãnh đạo - nhân viên: Quá trình làm việc nhóm giúp quản lý và nhân viên thấu hiểu nhau hơn, chia sẻ nhiều ý kiến, quan điểm, cảm nhận cá nhân, từ đó giúp họ có sự gắn kết bền chặt, tránh việc tạo khoảng cách, phân cấp bậc.
Lựa chọn được những phương án tối ưu nhất: Khi làm việc nhóm, tất cả mọi người đều đưa ra ý kiến, mỗi ý kiến sẽ có ưu điểm và tính độc đáo riêng, người trưởng nhóm có thể chọn lựa được phương án tốt nhất.
Môi trường kỷ luật: Xây dựng một môi trường kỷ luật, nhân viên trong tổ chức có ý thức, trách nhiệm cao hơn trong công việc cũng như quy trình làm việc nhóm hiệu quả.
Tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên: Làm việc nhóm là cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ quan điểm với nhau, đây cũng là lúc mọi người tương trợ, san sẻ công việc. Nhờ đó giúp các thành viên gắn kết, tạo dựng mối quan hệ lành mạnh trong một tổ chức.
Giải quyết vấn đề hiệu quả: Làm việc nhóm là phối hợp giữa những bộ óc sáng tạo để đưa ra phương án khả thi và hiệu quả nhất. Các thành viên sẽ cùng ngồi lại để giải quyết vấn đề, nhờ đó nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất công việc.
Đưa ra quyết định đúng đắn: Khi có nhiều ý kiến đóng góp, người trưởng nhóm sẽ có nhiều các phương án để lựa chọn, mỗi thành viên sẽ góp ý để góp phần đưa ra quyết định đúng đắn hơn.
Thống nhất cách thức hoạt động nhóm
Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, việc thống nhất một cách thức hoạt động nhóm ngay từ ban đầu là một điều cần thiết. Khi mỗi thành viên đã hiểu rõ và đồng ý với cách thức đó, họ sẽ làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và biết cách để tránh những mâu thuẫn không đáng có.
Cách thức hoạt động nhóm có thể bao gồm các quy định về thời gian làm việc, cách trao đổi thông tin, quy trình giải quyết vấn đề, cách đánh giá kết quả, các công cụ và phần mềm hỗ trợ.
Khi mỗi thành viên trong nhóm được phép đưa ra ý kiến của mình và được lắng nghe, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và những đóng góp của mình có giá trị. Đồng thời, việc lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp nhóm có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đang gặp phải và cải thiện kết quả làm việc.
Kỹ năng lắng nghe những lúc này là rất quan trọng để tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội, rồi tiến hành sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Thực tế, người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm yếu và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Do đó, đừng bỏ qua phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả này.
Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Một sai lầm thường gặp khi làm việc nhóm là không có chính kiến của bản thân, những người như vậy thường dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác. Tuy nhiên trong lòng lại không đồng ý hoặc chưa thực sự hiểu rõ về ý kiến đó.
Việc này khiến quá trình làm việc nhóm không hiệu quả, không khai thác được nhiều khía cạnh, góc nhìn riêng cho một vấn đề. Hơn nữa mọi người cũng không hiểu ý kiến nhau, cứ làm theo ý mình rồi khiến kết quả không như kỳ vọng.
Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.
Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ có một số người khá lơ là, không tập trung vào công việc, họ khá thụ động và ít khi lên tiếng tìm ra giải pháp với cả nhóm. Điều này khiến nhóm mất động lực, kết quả công việc đi xuống. Do đó, khi làm việc nhóm, thái độ lơ đễnh, mất tập trung, chây ì là nên loại bỏ hoàn toàn để cùng tập thể đi đến kết quả trọn vẹn nhất.
Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.
Kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc giúp mỗi cá nhân có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp. Mọi người có thể nhìn vào và coi người đó là một tấm gương với thái độ tích cực, tôn trọng và tin tưởng. Điều này giúp họ có thêm cơ hội, trách nhiệm và sự tự tin trước mọi vấn đề khó khăn.
Tìm giải pháp thỏa đáng cho mọi người
Khi xảy ra xung đột, mọi người cần ngồi lại với nhau, tìm ra các khía cạnh khác nhau của vấn đề và đưa ra giải pháp thỏa đáng cho tất cả mọi người. Điều quan trọng hơn là tìm ra giải pháp công bằng và bình đẳng, tất cả mọi người đều được lắng nghe, thương lượng để đi đến quyết định cuối cùng.
Trong một số trường hợp, nếu không tìm được giải pháp thỏa đáng nhất, hãy lấy giải pháp gần đạt được sự thỏa đáng, nhóm trưởng sẽ giải thích cho các thành viên trong nhóm về lý do, tiêu chí đã được áp dụng để ra quyết định. Điều này sẽ giảm sự bất mãn hoặc xung đột, tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
Tìm hiểu, phân tích nguyên nhân xảy ra xung đột để các thành viên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu của nhau. Sau đó, tìm giải pháp rồi mỗi cá nhân tự điều chỉnh, sửa chữa, chỉnh đốn lại bản thân để tránh xảy ra những xung đột tiếp theo.
Ví dụ, nếu xung đột trong nhóm xảy ra do bị thiếu thông tin, các thành viên có thể cùng nhau tìm kiếm các nguồn thông tin cần thiết trước mắt. Nếu xung đột xảy ra do sự khác biệt về quan điểm, các thành viên có thể thảo luận và tìm kiếm những điểm chung, đi đến đồng thuận và giải quyết vấn đề.
